1. Definizione di controllo di gestione
Il controllo di gestione è un insieme di strumenti e metodologie in grado di fornire alla direzione dell’impresa informazioni utili per comprendere meglio la situazione aziendale al fine di decidere in maniera più efficace.
In altre parole il controllo di gestione può essere visto come un processo di raccolta, analisi e diffusione di informazioni utili per dirigere un’impresa.
Questo processo di elaborazione dei dati si sviluppa nelle seguenti fasi:
- identificazione delle informazioni necessarie
- individuazione delle fonti e dei metodi per la raccolta delle informazioni
- definizione della tipologia e della sistematicità di analisi
- analisi ed interpretazione dei dati
- comunicazione e condivisione delle informazioni al fine di coinvolgere le funzioni azienadali.
2. Le differenze con il processo amministrativo
Il controllo di gestione si differenzia sostanzialmente dall’amministrazione aziendale finalizzata agli adempimenti civilistici, legali e fiscali.
Amministrazione
- produce reportistica destinata a soggetti esterni alla direzione dell’impresa: i soci, i creditori, il fisco ed altri
- riporta in forma consuntiva i risultati di esercizi passati
- pone l’enfasi sulla precisione e sulla possibilità di verifica delle informazioni
- produce rendiconti sintetici destinati all’azienda nel suo complesso
Controllo di gestione
- produce reportistica destinata alla direzione aziendale
- cerca di prevedere le conseguenze future delle decisioni attuali
- pone l’enfasi sulla rilevanza e sulla tempestività dell’informazione
- produce report analitici destinati alle funzioni e comparti aziendali
3. I destinatari del controllo di gestione
Il controllo di gestione è indicato per tutti i tipi di organizzazioni in qualsiasi settore esse operino ed è uno strumento al servizio di tutti i soggetti dotati di potere decisionale e dunque la direzione e l’imprenditore.
Naturalmente l’approccio dovrà essere molto diverso fra una organizzazione di tipo industriale, di erogazione di servizi, di commercializzazione o della pubblica amministrazione.
La metodologia da adottare per un efficace controllo di gestione è difficilmente standardizzabile perciò, per rispondere alle specifiche esigenze di una organizzazione, sono necessari, da parte del consulente, un elevato grado di flessibilità e una buona capacità di saper trovare soluzioni innovative.
4. Lo schema di attuazione del controllo di gestione
Anche per il controllo di gestione è possibile applicare lo schema tipico dei sistemi di gestione e cioè il ciclo PDCA o di Deming.
Dove:
- P = plan (pianificazione)
- D = do (attuazione)
- C = check (controllo)
- A = act (correzione)
In particolare:
- pianificazione: elaborazione delle strategie aziendali di medio-lungo periodo e dei piani a più breve termine (spesso sotto forma di budget);
- attuazione: mobilitazione delle risorse aziendali per il raggiungimento degli obiettivi fissati nei piani;
- controllo: verificare che i piani siano stati realizzati e che gli obiettivi siano stati raggiunti
- correzione: revisione dei piani per individuare nuove strategie più efficaci e nuovi obiettivi di miglioramento.
Il controllo di gestione fornisce alla direzione il necessario feedback sull’andamento dell’azienda: ciò permette da una parte di individuare le funzioni e i reparti che hanno contribuito al raggiungimento degli obiettivi, dall’altra di prevenire situazioni indesiderate e perciò intervenire tempestivamente mediante correzioni di rotta ottenendo una migliore utilizzazione delle risorse.
Tutte le fasi citate implicano l’assunzione di decisioni, che a loro volta dipendono dalla qualità (in termini di accuratezza e tempestività) delle informazioni disponibili. Tanto più rilevanti sono le decisioni che si devono assumere, tanto maggiore sarà il beneficio derivante dalle informazioni che il controllo di gestione riesce a fornire.
Il controllo di gestione assiste la direzione nella conduzione dell’azienda; esso non fornisce soluzioni, ma supporta nell’assunzione delle decisioni
5. Le potenzialità del controllo di gestione
Si possono individuare le seguenti caratteristiche principali:
- determinazione del costo di produzione dei beni o servizi, permettendo la individuazione dei prezzi e il calcolo dei margini
- individuazione dei settori in perdita all’interno di un risultato complessivo aziendale richiamando l’attenzione della direzione su quelle aree di attività che richiedono intervent
- motivazione dei responsabili aziendali dotati di potere decisionale, perché permette il confronto fra risultati a consuntivo e risultati preventivati a budget, e conseguente la ricerca delle cause degli scostamenti
- evidenziazione delle responsabilità delle singole funzioni, perchè fornisce una misura della prestazione delle singole aree di responsabilità
- informazioni per scegliere più razionalmente fra incremento della capacità produttiva interna e il ricorso a risorse esterne e cioè la tipica analisi di make or buy.
6. Gli strumenti del controllo di gestione
Il controllo di gestione utilizza un insieme di strumenti e tecniche di tipo contabile e statistico.
Gli strumenti più utili per una corretta analisi della gestione sono rappresentati da:
- stato patrimoniale riclassificato in base a criteri finanziari
- conto economico riclassificato in base al criterio di destinazione
- confronto anno in corso – anni precedenti
- budgeting, essendo il budget è un bilancio di previsione
- confronto budget – consuntivo
- analisi di scenari e simulazioni
- analisi di bilancio per margini e indici
- indici di solidità patrimoniale
- confronto con i dati medi di settore
- confronto con i dati relativi ai diretti concorrenti
- analisi del fatturato per categorie omogenee di prodotto, area geografica, canale distributivo, condizioni di pagamento e altre variabili rilevanti;
- analisi del magazzino per determinarne la rotazione.
7. I costi di implementazione
La realizzazione di un sistema di controllo di gestione comporta costi per le seguenti attività:
- consulenza per la progettazione ed assistenza nella implementazione del sistema
- formazione del personale interno addetto al controllo di gestione
- acquisizione di un software specifico o realizzazione interna di strumenti ed applicazioni informatiche
- predisposizione di strumenti ed attività per la raccolta e registrazione dei dati.