Blog

Il sistema delle deleghe e procure

Pubblicato da Matteo Bottonelli in Casi Studio, Gestione del capitale umano, Governance e organizzazione con 2 Commenti

L’esigenza

Un sistema di Governance corretto ed efficace, non può prescindere da una formale attribuzione di poteri che sia coerente con il sistema organizzativo proprio dell’impresa. Sistema organizzativo che deve soddisfare e combinare vari elementi, tra loro a volte contrastanti:

  • Flessibilità e autonomia di cui devono disporre i ruoli chiave
  • Esigenza, da parte dell’impresa, di tutelarsi rispetto ad un’autonomia decisionale che, se troppo estesa, può esporre a rischi derivanti dal comportamento del dipendente infedele o negli impegni verso terzi
  • Distribuzione di poteri coerente con le competenze e le effettive possibilità di presidio e vigilanza
  • Transizione delle responsabilità penali dal datore di lavoro a chi possiede effettivamente le competenze
  • Adeguata pubblicità verso terzi della distribuzione dei  poteri in azienda

Le definizioni

Dal momento che si confonde a volte il termine di delega con quello di procura, occorre precisare che:

  • Delega di funzioni e procura sono sostanzialmente sinonimi, e corrispondono ad una transizione di specifici doveri/poteri aventi rilevanza in sede penale e civile, unitamente ai poteri ed agli strumenti effettivi per adempiere a tali attività
  • La “delega” (usata impropriamente) o più precisamente l’attribuzione di funzioni è l’attribuzione di un incarico funzionale o di un potere all’interno dell’organizzazione

La prima viene attribuita tramite lo Statuto od atti notarili e deve esserne data adeguata pubblicità (per esempio tramite il deposito per la pubblicazione nel Registro delle Imprese).

La seconda è un atto interno all’organizzazione, che può essere reso operativo tramite delibere del CDA, approvazione di manuali, procedure o mansionari.

Mentre la prima è opponibile a terzi, proprio per il fatto di averne dato adeguata pubblicità, così non è per  la semplice “delega” o, più propriamente, attribuzione di funzioni.

Le criticità

Una definizione non coerente delle deleghe (e dei limiti di spesa ad esse correlate) espone l’azienda, ed i suoi rappresentanti, a molteplici rischi.

Il primo, e più evidente, è il fatto che procure illimitate (o con limite di spesa troppo elevato) espongono al rischio di una mancata condivisione delle decisioni e di impegni onerosi verso terzi.

Il secondo è che un funzionario dell’impresa (per esempio un Ufficio Acquisti) può diventare “procuratore di fatto” (anche se non “di diritto” tramite gli appositi atti di cui sopra) e come tale riconosciuto dai fornitori, solo per il fatto che per prassi aziendale a fronte di ordini emessi con la firma dell’Ufficio Acquisti, l’azienda riceve i prodotti e ne onora i pagamenti.

La differenza, e la criticità sta appunto in questo, è che mentre un procuratore di diritto ha un limite di spesa pubblicato e dunque opponibile a terzi, un procuratore di fatto non ha alcun limite.

Da non dimenticare infine il rischio del Legale Rappresentante di un azienda che mantiene su di sé responsabilità anche con rilevanza penale (vedi sicurezza ed ambiente) senza averne a volte alcuna competenza e possibilità di presidio e controllo.

 Articolazione dell’intervento

I passi necessari per la ridefinizione del sistema di deleghe e procure sono:

  • Analisi delle procure e deleghe esistenti
  • Verifica validità a fini legali (con particolare riferimento a delega della sicurezza ex art.16 del D.Lgs. 81/08 o in materia ambientale)
  • Verifica della coerenza con le competenze e le prassi aziendali
  • Verifica della coerenza con esigenze di tutela e flessibilità
  • Studio di un nuovo sistema di procure  e deleghe.

Si precisa che per combinare le esigenze di tutela e di flessibilità è anche possibile adottare un sistema “misto”, ovvero un sistema nel quale le procure opponibili a terzi sono molto elevate (per evitare il ricorso alle delibere del CDA laddove siano necessarie decisioni tempestive), mediate però da regole di Governance interna (stabilite da una delibera di CDA, da una procedura, dal Modello 231, ecc…) che obbligano il procuratore ad un preventivo confronto (per esempio all’interno di un Comitato Esecutivo o direttamente con il proprio superiore).

Tali attribuzioni e regole non sono opponibili a terzi, ma devono comportare, se violate, sanzioni disciplinari e/o il ritiro delle deleghe medesime.

Scritto da Matteo Bottonelli

Matteo Bottonelli

E’ consulente di fiducia di associazioni imprenditoriali e di categoria, nonché di istituzioni nazionali e regionali. Opera in qualità di docente presso numerosi Enti di Formazione. Ha maturato significative esperienza nell’ambito di interventi di sviluppo organizzativo e dei sistemi di gestione per la qualità, per l’ambiente e la sicurezza applicati a vari settori merceologici.

2 Comments

  1. pietro Varricchio 28 gennaio 2017 21:15

    veramente complimenti !!!
    e grazie per le indicazioni da Voi fornite, chiare, sintetiche … ed “illuminanti”.
    Proporrò il metodo da Voi qui suggerito in occasione di una adunanza di CdA in data 01.02.2017 avente all’OdG l’argomento “redifinizione del sistema di deleghe e procure”.
    nell’occasione, si propone inoltre l’assunzione di un Direttore Generale da qualche settimana nominato Presidente del CdA.
    trattasi di azienda familiare SpA – tre fratelli Sono soci al 33%, tre consiglieri in vista di rinnovo deleghe, stavolta col sistema delle Procure Speciali (??).
    Io lavoratore dipendente con mansione di responsabile Ufficio Tecnico Progettazioni (qualifica di dirigente), assumerei incarichi aggiuntivi in area R&S / forse anche in area Qualità/Ambiente —– (tramite Procura Speciale conferita dal detto neonominato Presidente … di cui lo stesso mi ha recentemente fornita una bozza),
    I miei due fratelli – da tempo in pensione – assumerebbero sempre tramite procura speciale conferita dal Presidente incarichi di tipo meramente operativo rispettivamente in area Amministrazione e Commerciale.
    Il ns. CdA – fino a 16.12.2016 costutuito da noi tre, è oggi anche costituito dal detto presidente (che i miei fratelli hanno deciso di assumere anche come Direttore Generale) e da un vice presidente (anch’esso nominato dai miei fratelli) che non assumerebbero nessuna carica.
    Ma la cosa sta comunque … in termini un pò più delicati ed articolati.
    Temo venga affrontata con frettolosità (… e poca consapevolezza – ??).
    Avrei piacere se Lei avesse disponibilità telefonica ad uno scambio ed un approfondimento.
    La chiamo io, se Lei mi autorizza?.

    grazie, e cordiali saluti.

  2. Matteo Bottonelli 3 febbraio 2017 10:23

    Buongiorno sig. Varricchio ed innanzitutto grazie per i complimenti.
    Il tema delle deleghe in azienda in effetti è molto delicato e non è sempre facile trovare un giusto equilibrio tra le esigenze contrapposte di tutela e flessibilità.
    Siamo naturalmente disponibili ad un approfondimento, pertanto mi può contattare liberamente.

Invia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

*

  • ARTEA S.r.l.
    Bologna, via Saragozza,185 051 6146706 info@artea.it